Política de gestão de documentos alcança 67% dos órgãos do Executivo

Ao longo dos últimos quatro anos, a Secretaria de Estado de Gestão (Seges) implementou, por meio da Superintendência do Arquivo Público, ações de capacitação e acompanhamento para que os órgãos estaduais realizem a gestão de documentos da forma correta. O índice de implementação da Política de Gestão de Documentos chegou a 67% em todo o poder Executivo em 2018.

Este índice é medido por meio de alguns parâmetros como número de servidores capacitados, eliminações corretas de documentos conforme legislação, arquivos setoriais criados, criações de comissões permanentes de avaliação de documentos.

A superintendente do Arquivo, a Dra Vanda da Silva, ressaltou que os índices positivos são resultado das ações realizadas durante os últimos quatro anos pelo órgão central.

“A parceria com os órgãos setoriais e o acompanhamento efetivo através dos indicadores permitiu melhorias nesse setor. A gestão de documentos possibilita a preservação de informações importantes para o setor público, e principalmente para a sociedade. Este trabalho garante o acesso rápido à informação e facilita a tomada de decisões pelo estratégico, além da preservação da memória institucional de forma acessível”, explica a gestora.

Ela conta que todo esse trabalho só foi possível diante do compromisso da equipe que esteve a frente desse trabalho ao longo desses últimos anos para que que a superintendência tivesse o seu papel reconhecido na administração.

Capacitação

Ao todo, 1.781 servidores de diversos municípios receberam, nos últimos quatro anos, o curso de Gestão de Documentos oferecido pelo Arquivo Público. As palestras serviram para disseminar as normas e procedimentos legais que são base para o trato de documentos.

Com a capacitação e orientação, o número de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos nomeadas saltou de 7 para 32. A nomeação destas comissões é essencial para implementação da gestão. Entre 2015 e 2018, o número de comissões nomeadas saltou de 7 para 32.

A eliminação correta de documentos do Estado alcançou a marca de 7,7 mil metros lineares nesta gestão, sendo 3.197 metros lineares só em 2018. São eliminados documentos que já cumpriram sua função, passaram por avaliação de uma comissão e autorização do Arquivo Público, conforme legislação vigente. A eliminação possibilita a liberação de espaço e organização dos arquivos. Atualmente nove órgãos já estão com seus processos de eliminação finalizados.

Um outro indicador importante monitorado pela Superintendência em conjunto com a Secretaria de Planejamento (Seplan) é a taxa de congestionamento de documentos. Esse indicador possibilita acompanhar a taxa de resolutividade dos processos nas secretarias e oferece parâmetros para que o nível estratégico das secretarias possa melhorar o seu desempenho, uma vez que se pode acompanhar os setores em que os processos tenham uma maior demora de resolutividade.

Memória do mundo

Cerca de dois mil documentos manuscritos do acervo da superintendência de Arquivo Público, do período colonial, passaram a integrar o Registro Nacional do Brasil do Programa Memória do Mundo (MOW) da Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco). A entrega do certificado ocorreu em 12 de dezembro de 2018, no Auditório do Instituto Histórico e Cultural da Aeronáutica (INCAER), no Rio de Janeiro.

O importante reconhecimento é fruto do trabalho de organização dos arquivos de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade), seguidas à risca pela equipe do Arquivo Público.

O acervo está disponível para consulta na sede do Arquivo Público e representa os registros da comunicação de autoridades civis e militares de quatro Fortes do período.

Foram feitos quatro catálogos, prontos para publicação, com toda documentação do período Colonial que faz parte do acervo da instituição. A publicação será em parceria com a Editora da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) e já está no prelo.

Arquivo Público

Após a implementação do site institucional www.apmt.com.br em 2016, o portal se tornou referência no acesso à informação histórica no Estado. Apenas em 2018, o portal teve pouco mais de 35 mil acessos, 21 mil relacionados a gestão de documentos, e 14 mil aos documentos históricos.

A instituição realizou também o 2º Colóquio sobre História, Historiografia e Fontes - Séculos XVIII e XIX, em parceria com a Universidade Federal da Grande Dourados (UFGD), Universidade de Mato Grosso do Sul (UFMS) e a UFMT. Foi realizado também os workshops sobre as boas práticas de gestão documental no Poder Executivo, momento importante para uma avaliação conjunto entre o órgão central e os setoriais dos trabalhos realizados nesse setor.

Planejamento

Para o ano que vem está previsto o curso de Gestão de Documentos em EaD, que será promovido em 2019 em parceria com a Superintendência da Escola de Governo. A intenção é ampliar a capacitação de servidores que ocorre atualmente de forma presencial atingindo servidores do interior do Estado.

Outro projeto importante previsto é o “Sigadoc”, que será implantado para tornar os processos administrativos dentro do governo inteiramente eletrônicos. O projeto é uma parceria do Arquivo com a Empresa Mato-grossense de Tecnologia da Informação (MTI). O projeto prevê um processo piloto, que torna digital a solicitação de férias em todas as secretarias.

Além disso, a intenção é expandir a base de documentos históricos no formato digital com a implantação do ATOm (software livre de acesso a informação). O ambiente já está em fase de testes, em parceria com a coordenadora de tecnologias da Seges. A digitalização de arquivos históricos e disponibilização representam o acesso às informações históricas por meio do site, ou até presencialmente, mas sem manusear os documentos, melhorando assim as condições de preservação.