Departamento financeiro reduz 93% gasto com papel

Pensando na gestão consciente dos recursos públicos, o Departamento Financeiro do Tribunal de Justiça de Mato Grosso (TJMT) conseguiu reduzir em 92% o consumo com folhas de papel e impressões. O projeto piloto com as Folhas de Pagamento, implementado no Departamento, foi posto em prática no mês de junho de 2018 e já provocou um efeito significativo.

Para se ter uma ideia de consumo, no ano de 2017, foram impressas mais de 35 mil folhas de papel, uma média de 3.000 folhas/mês. Desde a implantação do novo procedimento, o gasto reduziu para aproximadamente 150 folhas por mês. “O Departamento Financeiro realizou algumas reuniões com o Departamento de Pagamento de Pessoal e Departamento de Pagamento de Magistrados para alcançar esse patamar de economia. Falamos das nossas preocupações, ouvimos cada área, e em parceria, conseguimos digitalizar 92% dos nossos procedimentos – apontou a Diretora do Departamento Financeiro, Wânia Christina Zaviasky Proença.

Os documentos que precisam ficar disponíveis e arquivados de forma segura, no ano de 2017 – quando ainda não havia sido implantado o sistema – precisou ser armazenado em 79 caixas-arquivo. Neste ano 2018, a estimativa é que 6 caixas sejam suficientes . “Isso é muito positivo e nós estamos buscando a digitalização total dos procedimentos que envolvem as folhas de pagamentos. A previsão é que consigamos chegar a esse objetivo até o fim deste ano”, disse a diretora.

Além da questão de espaço físico para o armazenamento dos documentos, o tempo para consulta reduziu significativamente. “Antes nós teríamos que consultar o arquivo físico e isso poderia demorar até um dia para obtermos a informações necessárias. Hoje com um clique no lugar certo fazemos essa consulta de forma instantânea. Isso contribuiu sobremaneira para a celeridade nos nossos serviços”, assinalou Wânia.

A diretora também falou que os procedimentos foram simplificados: “Antes nós precisávamos de assinaturas físicas do Presidente em documentos como empenhos, notas de pagamentos e nas transferências bancárias por OBN (Transferência por Ordem Bancária), para só assim darmos continuidade ao processo. Agora, isso pode ser feito por assinatura digital em lotes, através do Sistema CIA. O que facilita muito a agilidade e segurança dos nossos serviços”, pontou.