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Justiça e Direito
Quinta, 27 de dezembro de 2018, 22h41

Eficiência marca ações da área Administrativa


A Coordenadoria Administrativa do Tribunal de Justiça de Mato Grosso finalizou o biênio 2017/2018 com ações eficientes. Responsável pelo resultado de cinco ações no eixo de Gestão Estratégica do Plano de Gestão, este é um dos setores da área-meio que avançou de forma significativa para o bom andamento dos trabalhos nas demais áreas. O resultado são os impactos positivos com ganhos de celeridade e redução de custos a partir da gestão de material permanente e de consumo.

Dentre as principais ações está a implantação do Sistema Aplic-Licitações, desenvolvido em parceria com a Coordenadoria de Tecnologia da Informação. A ferramenta visa prestar contas de forma on-line ao Tribunal de Contas de Mato Grosso (TCE-MT), por meio do Sistema de Auditoria Pública Informatizada.

A implantação da Gestão por Processos nas aquisições e contratos de todo o Poder Judiciário de Mato Grosso foi outro destaque da Coordenadoria Administrativa nesses últimos dois anos de gestão. Com esse sistema foi possível o estabelecimento de Acordos de Nível de Serviço (ANS) entre as áreas do Tribunal com a fixação de indicadores de desempenho, o que facilita a medição de resultados alcançados, bem como eventual correção de rumos.

A Coordenadoria Administrativa promoveu atualização das instruções normativas em vigor e se dedicou à criação da Instrução Normativa da Terceirização. Todos os gestores e fiscais de contrato receberam cópia do Manual de Contratos Terceirizados.

Ainda sobre terceirização, foram feitas contratações de empresas especializadas para prestações de serviços no Poder Judiciário de Mato Grosso para atendimento das demandas nas unidades judiciárias da capital e interior (fóruns e juizados especiais). São serviços nas áreas de limpeza (interna e externa), telefonia, copeiragem, recepção, controle de estacionamento, conservação predial, mensageira e asseio. Essas contratações atenderam critérios e práticas de sustentabilidade o que poderá acarretar maior controle na fiscalização e na gestão dos custos operacionais.

Com cinco departamentos em sua estrutura organizacional, a área administrativa do TJ, gerida pela servidora Marluce Peixoto Assis, procurou adequar as rotinas de trabalho aos novos fluxos estabelecidos pela Alta Administração e otimizar os mecanismos de monitoramento e controle. Com isso, cada departamento desenvolveu ações que resultaram em realizações durante este biênio.

Departamento de Material e Patrimônio
- Inventário de bens permanentes do Poder Judiciário e regularização de divergências;
- Processo de aquisição de solução informatizada de Gestão de Patrimônio e Gestão de Consumo (em andamento);
- Troca de mobiliários móveis danificados sem condições de uso na Primeira e Segunda Instâncias;
- Troca dos aparelhos de ar-condicionado obsoletos das comarcas e TJ por modelo mais econômico, com redução de até 40% no consumo de energia;
- Treinamento de toda a equipe do departamento;
- Padronização de mobiliários das secretarias, Tribunal do Júri e comarcas;
- Ampliação de 50% do espaço físico do Almoxarifado ;
- Aquisição de materiais com o selo da ABNT de certificação ambiental;
- Redução no consumo de papel A4 em 30% com relação ao período janeiro/julho de 2017 e janeiro/julho de 2018;
- Doação de bens inservíveis para instituições de caridade e órgãos públicos.

Departamento Gráfico
- Atualização e modernização de novas impressoras híbridas (colorida e preto e branco), por meio do Contrato de Terceirização nº 49/2017;
- Terceirização para o fornecimento de serviços gráficos e de comunicação visual por meio das Atas de Registro de Preço 19/2018 e 20/2018, com certificação ambiental;
- Apoio na reativação da Revista Eletrônica de Jurisprudência em parceria com a Coordenadoria Judiciária;
- Implantação de pesquisa de satisfação por meio de formulário on line sobre a qualidade do atendimento e produtos prestados aos clientes internos;
- Reforma e ampliação do setor;
- Criação do projeto gráfico do Plano de Gestão 2017/2018, da identidade visual da Gestão 2017/2018, papelaria institucional, agenda e calendários;
- Criação e layout de material gráfico, identidade e comunicação visual para diversos eventos realizados ao longo do biênio, assim como para atender diferentes áreas do Poder;
- Aquisição e utilização de papeis 100% reciclados e/ou de fontes renováveis em projetos gráficos para o Poder Judiciário;
- Gestão de ordens de serviços 100% digital via Intranet, evitando uso de papeis e custo de impressão;
- Armazenamento e o compartilhamento de arquivos através de serviços de Host Cloud Computing, evitando custos com mídias e arquivos;
- Priorização no uso de banco de imagem gratuitos e sem o pagamento royalties;
- Publicação, organização e distribuição de materiais, livros, revistas e catálogos do Poder Judiciário em plataforma 100% digital, com navegação responsiva para multiplataformas.

Departamento de Protocolo
- Redução do número de impressões, procedendo ao envio de documentos eletronicamente com cadastramento no sistema Controle de Informação Administrativa (CIA), em especial os recebidos via e-mail e Malote Digital
- Engajamento de trabalho voltado à distribuição de autos no Processo Judicial Eletrônico (PJe) e inserção no sistema de Digitalização de Processos Físicos (DPF), em conjunto com a Coordenadoria Judiciária 


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