Vice-Presidência: tempo de tramitação reduz em 50%

O tempo de tramitação dos processos destinados à Vice-Presidência do Tribunal de Justiça de Mato Grosso chegou a ser reduzido em até 50%, no mês de outubro, diminuindo de 377 para 187 dias, em comparação ao ano anterior.

A redução foi obtida por meio do trabalho do Escritório de Processos, da Coordenadoria de Planejamento (Coplan), que atuou desde fevereiro deste ano com a meta de reduzir o tempo médio de tramitação em 20%, visando melhorar o processo de gestão de admissibilidade de recursos aos tribunais superiores. A média alcançada foi de 28%, considerando o recorte de tempo total.

Este foi a primeira vez que a equipe do Escritório executou o trabalho na área-fim, isto é, de atividade judicante propriamente dita. Os trabalhos foram concentrados na Secretaria Auxiliar da Vice-Presidência e distribuídos em três frentes de trabalho: recebimento, baixa nos processos e indexação de recursos para o STF.

“Nós atuamos de forma mais emergente nos processos mais críticos que estavam aqui, que tinham muitos recursos acumulados para dar andamento. Um projeto de melhoria de processo pode ter melhorias pontuais ou pode acontecer uma transformação completa, que vem muito alinhada com redução de atividades desnecessárias, rotinas que despendem muito gasto de energia, e também automação. Aqui foi um projeto de melhoria da rotina que apresentou resultados satisfatórios. Temos ainda grandes desafios e precisamos manter esses resultados”, explica a analista de processos da Coplan, Renata Bueno.

A transformação mencionada pela analista se refletiu em muitas melhorias de trabalho na secretaria, até mesmo no impacto visual dos processos que não estão mais nos escaninhos. No início do trabalho do Escritório de Processos, havia 700 arquivos para recebimento acumulados; 500 processos represados com destino ao STF; e apenas um servidor dando baixa nos processos. Todos esses pontos foram remodelados e agora a secretaria está com tudo em dia.

“Foi uma grande satisfação. Quando chegamos aqui, nós víamos a situação e não tínhamos meio de ajudar. Se olhamos hoje, em 2018, para trás, são só as fotos e as nossas lembranças que podem dizer o que era a secretaria e como está agora. Acredito que ainda podemos melhorar muito mais. Para mim, é muito gratificante ver todo o andamento fluindo dentro da secretaria, todos se dedicando e os resultados aparecendo”, destaca a gestora do setor, Marilza Fleury.